Soll-Prozesse definieren: Vom historisch Gewachsenen zum belastbaren Zielbild im Handel

Im Handel sind Prozesse selten am Reißbrett entstanden. Sie sind über Jahre gewachsen – um eine Sortimentsumstellung herum, um einen Personalwechsel im Einkauf, um eine Ausnahme, die irgendwann zur Regel wurde. Das funktioniert im Tagesgeschäft. Es wird teuer, sobald ein neues ERP-System eingeführt werden soll.

Denn ein ERP-System zwingt zur Entscheidung: Welcher Prozess soll künftig gelten? Wer diese Frage erst im Implementierungsprojekt stellt, klärt sie unter Zeitdruck, in der Sprache des Systemhauses und gegen Stundensätze. Die Antwort darauf heißt Soll-Prozessdefinition – und sie gehört vor die Systemauswahl, nicht dahinter.

Der Ist-Prozess beschreibt, wie heute tatsächlich gearbeitet wird – inklusive aller Workarounds. Der Soll-Prozess beschreibt, wie künftig bewusst gearbeitet werden soll. Dazwischen liegt eine Entscheidung, keine Dokumentation. Genau deshalb ist die Soll-Prozessdefinition Führungsaufgabe und nicht reine Fleißarbeit für die Fachabteilung.

Im Handel haben sich vier Prozessfelder als besonders ergiebig erwiesen: Sortiments- und Listungsprozesse, Preis- und Aktionssteuerung, die Lieferkette von der Disposition bis zur Filialbelieferung sowie der Order-to-Cash-Prozess. Wer hier Klarheit schafft, hat den überwiegenden Teil des späteren ERP-Scopes im Griff.

Vor der Systemauswahl. Soll-Prozesse sind die Grundlage für ein belastbares Lastenheft und für realistische Aufwandsschätzungen. Wer erst das System wählt und dann die Prozesse definiert, lässt sich die Reihenfolge vom Anbieter vorgeben.

Nein. Entscheidend sind die wertschöpfenden Kernprozesse und die kritischen Schnittstellen. Eine vollständige Modellierung jedes Sonderfalls bindet Aufwand, ohne die Entscheidungsfähigkeit zu erhöhen. Tiefe dort, wo Risiko und Komplexität liegen.

Quellen: Standish Group CHAOS Report; Panorama Consulting ERP Report; eigene Projekterfahrung aus Prozess- und ERP-Vorhaben im Handel und Großhandel.