Case Study
Prozessanalyse & Sollprozessdesign als strukturiertes Vorprojekt: ERP-Vorbereitung im Handel
Vor der ERP-Neueinführung schuf ein Handelsunternehmen erst prozessuale Klarheit: Ist-Aufnahme, Sollprozessmodell und Gap-Analyse als strukturiertes Vorprojekt, bevor Budget gebunden und Systempfade fixiert wurden.
In Kürze
- Systematische Ist-Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
- Sollprozessmodell + Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Tooling für Anforderungsdokumentation und Entscheidungsnachverfolgung
Dauer
10 Wochen
Team
Kernteam: 6 Personen
Branche
Handel
Ergebnis
Scope-Reduktion um 40% durch Gap-Analyse vor Implementierung
in 8 Wochen
Sortiment, Preisaktionen, Lieferkette und Filiallogistik strukturiert geklärt, als Grundlage für entscheidungsreife Sollprozesse.
4 Workshops in 8 Wochen. Sortiment, Preisaktionen, Lieferkette und Filiallogistik strukturiert geklärt, als Grundlage für entscheidungsreife Sollprozesse.Problem
Vor einer ERP-Neueinführung fehlte die prozessuale Klarheit, mit dem Risiko von Überraschungen, Scope-Explosionen und teuren Anpassungen.
Vorgehen
In einem strukturierten Advisory-Vorprojekt wurden Ist-Prozesse aufgenommen, ein Sollprozessmodell entwickelt, Gaps zum ERP-Standard analysiert und Handlungsfelder priorisiert.
Ergebnis
Hohe Prozessklarheit, realistische Aufwandsschätzungen und eine belastbare Grundlage für Auswahl und Implementierung.
Ergebnisse auf einen Blick
Projektdauer
Kompaktes Advisory-Vorprojekt
Strukturierte Anforderungen
Dokumentiert, priorisiert und entscheidungsreif
Identifizierte Gaps
Zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
Scope-Reduktion
Durch Gap-Analyse vor der Implementierung
Kontext
Ausgangslage
Ein etabliertes Handelsunternehmen stand vor einer ERP-Neueinführung. Ziel war es, das Projekt nicht aus der Systemlogik heraus zu treiben, sondern zunächst organisatorisch und prozessual Klarheit zu schaffen, um spätere Überraschungen, Scope-Explosionen und kostspielige Anpassungen zu vermeiden.
„Vier Workshops haben hier mehr entschieden als manches Jahr Projektarbeit. Wer vor der Systemauswahl weiß, welche Prozesse Standard sein dürfen, verhandelt anders und implementiert günstiger. Die 40 % Scope-Reduktion sind keine Ersparnis auf dem Papier, sondern vermiedene Komplexität.“
Methodik
Ansatz & Leistungen
Im Rahmen eines strukturierten Advisory-Vorprojekts wurden folgende Schritte umgesetzt:
- Systematische Ist-Prozessaufnahme entlang der zentralen Wertschöpfungskette
- Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und Redundanzen
- Entwicklung eines klar definierten Sollprozessmodells als zukünftiger Standard
- Durchführung einer detaillierten Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Ableitung priorisierter Handlungsfelder für Systemauswahl und Implementierung
- Implementierung eines Toolings für strukturiertes, gemeinsames Arbeiten (Anforderungsdokumentation, Entscheidungsnachverfolgung, Transparenz für alle Stakeholder)
Der Advisory-Fokus lag darauf, Entscheidungsfähigkeit herzustellen, bevor Budget gebunden und technische Pfade fixiert werden.
Impact
Ergebnis & Mehrwert
- Hohe Prozessklarheit vor Projektstart
- Reduzierte Komplexität und geringere Customizing-Risiken
- Realistische Aufwandsschätzungen auf belastbarer Basis
- Klare Priorisierung aller Anforderungen
- Management-Sicherheit in der ERP-Strategie
Anwendbarkeit
Typische Signale (wann passt das)
- ERP-Einführung geplant, aber Prozesse/Standards sind historisch gewachsen
- Fachbereiche liefern viele Anforderungen, aber keine Prioritäten/Entscheidungslogik
- Es besteht Sorge vor „Überraschungen“ im Implementierungsprojekt
Liefergegenstände
Artefakte, Templates und Frameworks, abgeleitet aus dem Vorgehen.
- Ist-Prozessaufnahme entlang der zentralen Wertschöpfungskette
- Sollprozessmodell als zukünftiger Standard
- Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Priorisierte Handlungsfelder für Systemauswahl und Implementierung
- Tooling/Struktur für Anforderungsdokumentation und Entscheidungsnachverfolgung
Nächster Schritt
Erstgespräch vereinbaren oder ERP-Kurzcheck
Wir ordnen die Situation ein und leiten ein strukturiertes Vorgehen ab, passend zu Projektphase und Handlungsdruck.
Advisory-Vorgehen in 5 Schritten
01
Ist-Aufnahme
Systematische Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
02
Schwachstellen identifizieren
Medienbrüche, Redundanzen und Abhängigkeiten sichtbar machen
03
Sollprozess entwickeln
Klar definiertes Prozessmodell als zukünftiger Standard
04
Gap-Analyse
Detaillierter Abgleich zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
05
Priorisieren
Handlungsfelder ableiten und für Systemauswahl aufbereiten
01
Ist-Aufnahme
Systematische Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
02
Schwachstellen identifizieren
Medienbrüche, Redundanzen und Abhängigkeiten sichtbar machen
03
Sollprozess entwickeln
Klar definiertes Prozessmodell als zukünftiger Standard
04
Gap-Analyse
Detaillierter Abgleich zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
05
Priorisieren
Handlungsfelder ableiten und für Systemauswahl aufbereiten
Projektverlauf: 10 Wochen
Woche 1 bis 2
Ist-Aufnahme
Systematische Prozessaufnahme entlang der zentralen Wertschöpfungskette
Woche 2 bis 8
Workshop-Reihe
4 Workshops zu Sortiment, Preisaktionen, Lieferkette und Filiallogistik
Woche 6 bis 9
Sollprozesse & Gap-Analyse
Sollprozessmodell entwickelt, Gaps zum ERP-Standard bewertet
Woche 9 bis 10
Priorisierung & Entscheidungsvorlage
Handlungsfelder priorisiert, entscheidungsreif für Auswahl und Implementierung
Passende Leistung
Prozess- & Change-Analyse
Die strukturierte Bestandsaufnahme, mit der dieses Vorprojekt gestartet ist: 4 bis 10 Projekttage, messbarer Report.
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