Soll-Prozesse für den Einkauf: Wie Müller die Grundlage für die ERP-Transformation gelegt hat

Ausgangslage

Vor der Einführung eines neuen ERP-Systems stand Müller vor einer Aufgabe, die viele Handelsunternehmen kennen: Das fachliche Zielbild für die Einkaufsprozesse sollte bereichsübergreifend einheitlich feststehen, bevor das System es abbildet. Denn wer ein ERP-System konfiguriert, bevor dieses Zielbild geklärt ist, schreibt den jeweils vorgefundenen Stand im neuen System fest. Müller hat sich deshalb entschieden, zuerst die Soll-Prozesse zu definieren und erst dann in die Systemgestaltung zu gehen.

Ansatz & Leistungen

Das Projekt lief in zwei Phasen. Unabhängig heißt dabei konkret: Innovera verkauft kein ERP-System und ist an keinen Anbieter gebunden. Die Empfehlung folgt dem Prozess des Kunden, nicht einer Produktlizenz.

• Phase I, Soll-Workshops: Im Frühjahr 2026 erarbeiteten kompakte Workshops mit Vertretern der verschiedenen Fachbereiche die Kernthemen des Einkaufs, unter anderem Prospekte und Preisaktionen sowie Sortimentssteuerung.
• Phase II, Prozesshaus-Abgleich: In den Folgemonaten wurde das komplette Prozesshaus des Einkaufs, über 160 Prozesse auf vier Ebenen, systematisch mit den Fachbereichen abgeglichen: Was bleibt, was wird konsolidiert, was fehlt.
• In vertiefenden Terminen entstanden daraus die abgestimmten Soll-Prozesse.

Verantwortet wurde das Projekt auf Kundenseite von der Bereichsleitung Einkaufsdigitalisierung.

Ergebnis & Mehrwert

• 19 priorisierte Grundsatzentscheidungen als strukturierte Entscheidungsvorlage für die Geschäftsleitung: mit klaren Optionen, Konsequenzen und Empfehlungen.
• Ein bereichsübergreifend abgestimmtes Soll-Prozesshaus für den Einkauf: über 160 Prozesse gesichtet, konsolidiert und um fehlende Bausteine ergänzt.
• Eine direkte Arbeitsgrundlage für den ERP-Implementierungspartner, ohne Übersetzungsverluste zwischen Fachbereich und Systemdesign.

Jede Grundsatzfrage, die erst im laufenden ERP-Design auffällt, kostet erfahrungsgemäß mehrere Wochen Umplanung. Sie vorab strukturiert zu entscheiden, ist der günstigste Projektbeschleuniger, den es gibt.

Was Handelsunternehmen daraus mitnehmen

• Die Reihenfolge entscheidet: Wer die Prozesse vor dem System klärt, vermeidet die teuersten Überraschungen, unabhängig von Größe und Sortiment.
• Grundsatzfragen gehören auf den Tisch der Geschäftsleitung, bevor das Systemdesign startet, nicht mittendrin.
• Ein unabhängiger, vendor-neutraler Blick sorgt dafür, dass sich das System an die Prozesse anpasst, nicht umgekehrt.

Typische Signale (wann passt das)

• ERP-Einführung geplant, aber Prozesse und Standards sind historisch gewachsen
• Fachbereiche liefern viele Anforderungen, aber keine Prioritäten und keine Entscheidungslogik
• Es besteht Sorge vor Überraschungen im Implementierungsprojekt