Case Study
Prozessanalyse & Sollprozessdesign als strukturiertes Vorprojekt – ERP-Vorbereitung im Handel
Ein etabliertes Handelsunternehmen stand vor einer ERP-Neueinführung. Ziel war es, das Projekt nicht aus der Systemlogik heraus zu treiben, sondern zunächst organisatorisch und prozessual Klarheit zu schaffen – um spätere Überraschungen, Scope-Explosionen und kostspielige Anpassungen zu vermeiden.
In Kürze
- Systematische Ist-Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
- Sollprozessmodell + Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Tooling für Anforderungsdokumentation und Entscheidungsnachverfolgung
Dauer
10 Wochen
Team
6 Kernteam
Branche
Handel
Ergebnis
Scope-Reduktion um 40% durch Gap-Analyse vor Implementierung
Problem
Vor einer ERP-Neueinführung fehlte die prozessuale Klarheit – mit dem Risiko von Überraschungen, Scope-Explosionen und teuren Anpassungen.
Vorgehen
In einem strukturierten Advisory-Vorprojekt wurden Ist-Prozesse aufgenommen, ein Sollprozessmodell entwickelt, Gaps zum ERP-Standard analysiert und Handlungsfelder priorisiert.
Ergebnis
Hohe Prozessklarheit, realistische Aufwandsschätzungen und eine belastbare Grundlage für Auswahl und Implementierung.
Ausgangslage
Ein etabliertes Handelsunternehmen stand vor einer ERP-Neueinführung. Ziel war es, das Projekt nicht aus der Systemlogik heraus zu treiben, sondern zunächst organisatorisch und prozessual Klarheit zu schaffen – um spätere Überraschungen, Scope-Explosionen und kostspielige Anpassungen zu vermeiden.
Ansatz & Leistungen
Im Rahmen eines strukturierten Advisory-Vorprojekts wurden folgende Schritte umgesetzt:
- Systematische Ist-Prozessaufnahme entlang der zentralen Wertschöpfungskette
- Identifikation von Schwachstellen, Medienbrüchen und Redundanzen
- Entwicklung eines klar definierten Sollprozessmodells als zukünftiger Standard
- Durchführung einer detaillierten Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Ableitung priorisierter Handlungsfelder für Systemauswahl und Implementierung
- Implementierung eines Toolings für strukturiertes, gemeinsames Arbeiten (Anforderungsdokumentation, Entscheidungsnachverfolgung, Transparenz für alle Stakeholder)
Der Advisory-Fokus lag darauf, Entscheidungsfähigkeit herzustellen – bevor Budget gebunden und technische Pfade fixiert werden.
Ergebnis & Mehrwert
- Hohe Prozessklarheit vor Projektstart
- Reduzierte Komplexität und geringere Customizing-Risiken
- Realistische Aufwandsschätzungen auf belastbarer Basis
- Klare Priorisierung statt unstrukturierter Wunschlisten
- Management-Sicherheit in der ERP-Strategie
Typische Signale (wann passt das)
- ERP-Einführung geplant, aber Prozesse/Standards sind historisch gewachsen
- Fachbereiche liefern viele Anforderungen, aber keine Prioritäten/Entscheidungslogik
- Sorge vor „Überraschungen“ im Implementierungsprojekt
Deliverables
Artefakte, Templates und Frameworks – abgeleitet aus dem Vorgehen.
- Ist-Prozessaufnahme entlang der zentralen Wertschöpfungskette
- Sollprozessmodell als zukünftiger Standard
- Gap-Analyse zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
- Priorisierte Handlungsfelder für Systemauswahl und Implementierung
- Tooling/Struktur für Anforderungsdokumentation und Entscheidungsnachverfolgung
Nächster Schritt
Kostenloses Erstgespräch oder ERP-Quickcheck
Wir ordnen die Situation ein und leiten ein strukturiertes Vorgehen ab – passend zu Projektphase und Handlungsdruck.
Advisory-Vorgehen in 5 Schritten
1
Ist-Aufnahme
Systematische Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
2
Schwachstellen identifizieren
Medienbrüche, Redundanzen und Abhängigkeiten sichtbar machen
3
Sollprozess entwickeln
Klar definiertes Prozessmodell als zukünftiger Standard
4
Gap-Analyse
Detaillierter Abgleich zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
5
Priorisieren
Handlungsfelder ableiten und für Systemauswahl aufbereiten
1
Ist-Aufnahme
Systematische Prozessaufnahme entlang der Wertschöpfungskette
2
Schwachstellen identifizieren
Medienbrüche, Redundanzen und Abhängigkeiten sichtbar machen
3
Sollprozess entwickeln
Klar definiertes Prozessmodell als zukünftiger Standard
4
Gap-Analyse
Detaillierter Abgleich zwischen Fachanforderung und ERP-Standard
5
Priorisieren
Handlungsfelder ableiten und für Systemauswahl aufbereiten
Ergebnisse auf einen Blick
40 %
Scope-Reduktion
Durch Gap-Analyse vor der Implementierung
10 Wochen
Projektdauer
Kompaktes Advisory-Vorprojekt
6 Personen
Kernteam
Fokussiertes Team aus Fachbereich und Beratung
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