Wir schaffen das schon – Warum ERP-Projekte mehr brauchen als guten Willen
Warum 10 Stunden pro Woche für Key-User oft nicht ausreichen – und was das für Ihr Projekt bedeutet.
Die unterschätzte Key-User-Rolle
In vielen ERP-Projekten werden Key-User genannt, aber nicht wirklich freigestellt. Sie sollen das Projekt nebenbei machen – neben dem Tagesgeschäft, neben Urlaubsvertretungen, neben allem anderen. Das funktioniert nicht.
Wer einmal in einer echten ERP-Einführung steckt – mit Iterationen, Tests, Fehlermeldungen und Schulungen – weiß, dass 10 Stunden kaum ausreichen, um das Projekt wirklich voranzubringen.
Was Studien und Praxis zeigen
Zahlen von Branchenstudien empfehlen zwar rund 25 % Arbeitszeit für Key-User – also etwa 10 Stunden pro Woche. Auf dem Papier klingt das vernünftig. In der Realität, vor allem im Mittelstand, liegen die Anforderungen jedoch deutlich höher.
Erfahrungsgemäß sind 20 bis 30 Stunden pro Woche notwendig – und das nicht nur kurzfristig, sondern regelmäßig in den intensiven Phasen: beim Testen, in Trainings, bei der Datenmigration oder kurz vor dem Go-Live.
Key-User-Zeitbedarf: Empfehlung vs. Realität
Branchenempfehlung (25 % Arbeitszeit)
25%
Realität in intensiven Phasen (50–75 %)
65%
Tatsächlich freigestellt (häufig)
15%
Quelle: Panorama Consulting Group; Praxiserfahrung aus ERP-Einführungen im Mittelstand
ERP-Einführungen dauern in kleinen und mittleren Unternehmen meist 12 bis 18 Monate. Das ist ein Zeitraum, in dem die Key-User-Rolle konsequent eingeplant sein muss – und eben nicht nebenbei erledigt werden kann.
Warum 10 Stunden fast nie reichen
Die Annahme, dass Key-User ihre Aufgaben neben ihrem Tagesgeschäft stemmen können, ist eine der größten Fehleinschätzungen.
- Tests und Konfigurationen: Rückmeldungen geben, Dokumentationen erstellen, Prozesse hinterfragen
- Schulungen und Rollout: Kolleginnen und Kollegen anleiten, begleiten und unterstützen
- Datenmigration: Sorgfältige Prüfung aufwendiger und fehleranfälliger Datentransfers
- Tagesgeschäft: Das läuft für die meisten Key-User weiter – Überlastung ist vorprogrammiert
Folgen einer Fehleinschätzung
- Verzögerungen: Testläufe dauern länger, Fehler werden spät erkannt
- Qualitätsverlust: Schulungen bleiben oberflächlich, Systemwissen lückenhaft
- Kostensteigerung: Probleme müssen später mit größerem Aufwand behoben werden
- Demotivation: Überforderte Key-User gefährden Projekt und Teamstabilität
“ERP-Projekte dauern im Schnitt rund 79 % länger als geplant. Einer der Hauptgründe sind fehlende Ressourcen auf Kundenseite.”
Auswirkungen fehlender Key-User-Kapazität
+79 %
längere Projektlaufzeit
Durchschnittliche Überschreitung bei unzureichenden Ressourcen
0 –18 Mon.
typische ERP-Einführung im KMU
Zeitraum, in dem Key User konsequent eingeplant sein müssen
Was erfolgreiche Projekte anders machen
Erfolgreiche Projekte planen die Zeitbudgets der Key-User von Beginn an realistisch und verbindlich ein. Die Rolle wird nicht nebenbei vergeben, sondern klar benannt, abgestimmt und intern kommuniziert.
- Intensivphasen werden im Voraus markiert und mit zusätzlichen Ressourcen hinterlegt
- Transparenz in der Zeiterfassung macht sichtbar, wo Engpässe entstehen
- Führungskräfte werden früh sensibilisiert, dass Projektarbeit kein Nebenjob sein darf
Key-User-Planung: Theorie vs. Praxis
Was oft geplant wird
Was wirklich nötig ist
Zeitbudget
10 Stunden/Woche (25 % Kapazität)
20–30 Stunden/Woche in intensiven Phasen
Freistellung
Projektarbeit neben dem Tagesgeschäft
Dedizierte Projektzeiten mit Vertretungsregelung
Rolle
Ansprechpartner bei Rückfragen
Aktiver Mitgestalter von Tests, Schulungen und Rollout
Führungsunterstützung
Pauschale Freigabe ohne Konsequenzen
Verbindliche Kapazitätsplanung mit Führungssensibilisierung
Fazit: Key-User brauchen Freiraum
Eine ERP-Einführung ist weit mehr als ein IT-Projekt. Sie betrifft Prozesse, Entscheidungen und vor allem Menschen. Key-User sind dabei das Rückgrat.
Wer ihnen nicht genug Zeit einräumt, riskiert Fehler, Frust und unnötige Kosten. Mein Rat: Planen Sie realistisch – und investieren Sie in das, was den Unterschied macht: Zeit und Verantwortung.
Wie Sie Key-User-Kapazitäten realistisch planen und Ihre Organisation auf die ERP-Einführung vorbereiten, ist Teil unseres ERPulse360-Assessments – und der strukturierten Begleitung mit ChangeReady360.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit sollten Key-User für ein ERP-Projekt einplanen?
Branchenstudien empfehlen rund 25 Prozent der Arbeitszeit – also etwa 10 Stunden pro Woche. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass in intensiven Phasen wie Tests, Schulungen und Datenmigration 20 bis 30 Stunden pro Woche nötig sind. Entscheidend ist, dass diese Kapazitäten frühzeitig eingeplant und mit dem Tagesgeschäft abgestimmt werden.
Was passiert, wenn Key-User nicht ausreichend freigestellt werden?
Fehlende Key-User-Kapazität führt zu Verzögerungen in der Testphase, oberflächlichen Schulungen und lückenhaftem Systemwissen. Die Folge: Fehler werden erst nach dem Go-Live entdeckt, was die Kosten für Nacharbeit erheblich steigert. Laut Studien dauern ERP-Projekte durchschnittlich 79 Prozent länger als geplant – fehlende Ressourcen auf Kundenseite sind ein Hauptgrund.
Wer sollte Key-User in einem ERP-Projekt sein?
Key-User sollten tiefes Prozesswissen mitbringen, im Team als kompetent und vertrauenswürdig gelten und kommunikativ stark sein. Es geht nicht darum, die enthusiastischsten Personen auszuwählen, sondern die glaubwürdigsten. Idealerweise kommen sie aus den Fachabteilungen, die am stärksten von der Einführung betroffen sind.
Quellen: Panorama Consulting Group ERP Report (2023); Standish Group CHAOS Report (2023); eigene Projekterfahrung aus ERP-Einführungen im Mittelstand
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