Wir schaffen das schon – Warum ERP-Projekte mehr brauchen als guten Willen

Die unterschätzte Key-User-Rolle

In vielen ERP-Projekten werden Key-User genannt, aber nicht wirklich freigestellt. Sie sollen das Projekt nebenbei machen – neben dem Tagesgeschäft, neben Urlaubsvertretungen, neben allem anderen. Das funktioniert nicht.

Wer einmal in einer echten ERP-Einführung steckt – mit Iterationen, Tests, Fehlermeldungen und Schulungen – weiß, dass 10 Stunden kaum ausreichen, um das Projekt wirklich voranzubringen.

Was Studien und Praxis zeigen

Zahlen von Branchenstudien empfehlen zwar rund 25 % Arbeitszeit für Key-User – also etwa 10 Stunden pro Woche. Auf dem Papier klingt das vernünftig. In der Realität, vor allem im Mittelstand, liegen die Anforderungen jedoch deutlich höher.

Erfahrungsgemäß sind 20 bis 30 Stunden pro Woche notwendig – und das nicht nur kurzfristig, sondern regelmäßig in den intensiven Phasen: beim Testen, in Trainings, bei der Datenmigration oder kurz vor dem Go-Live.

ERP-Einführungen dauern in kleinen und mittleren Unternehmen meist 12 bis 18 Monate. Das ist ein Zeitraum, in dem die Key-User-Rolle konsequent eingeplant sein muss – und eben nicht nebenbei erledigt werden kann.

Warum 10 Stunden fast nie reichen

Die Annahme, dass Key-User ihre Aufgaben neben ihrem Tagesgeschäft stemmen können, ist eine der größten Fehleinschätzungen.

Tests und Konfigurationen: Rückmeldungen geben, Dokumentationen erstellen, Prozesse hinterfragen
Schulungen und Rollout: Kolleginnen und Kollegen anleiten, begleiten und unterstützen
Datenmigration: Sorgfältige Prüfung aufwendiger und fehleranfälliger Datentransfers
Tagesgeschäft: Das läuft für die meisten Key-User weiter – Überlastung ist vorprogrammiert

Folgen einer Fehleinschätzung

Verzögerungen: Testläufe dauern länger, Fehler werden spät erkannt
Qualitätsverlust: Schulungen bleiben oberflächlich, Systemwissen lückenhaft
Kostensteigerung: Probleme müssen später mit größerem Aufwand behoben werden
Demotivation: Überforderte Key-User gefährden Projekt und Teamstabilität

“ERP-Projekte dauern im Schnitt rund 79 % länger als geplant. Einer der Hauptgründe sind fehlende Ressourcen auf Kundenseite.”

Was erfolgreiche Projekte anders machen

Erfolgreiche Projekte planen die Zeitbudgets der Key-User von Beginn an realistisch und verbindlich ein. Die Rolle wird nicht nebenbei vergeben, sondern klar benannt, abgestimmt und intern kommuniziert.

Intensivphasen werden im Voraus markiert und mit zusätzlichen Ressourcen hinterlegt
Transparenz in der Zeiterfassung macht sichtbar, wo Engpässe entstehen
Führungskräfte werden früh sensibilisiert, dass Projektarbeit kein Nebenjob sein darf

Fazit: Key-User brauchen Freiraum

Eine ERP-Einführung ist weit mehr als ein IT-Projekt. Sie betrifft Prozesse, Entscheidungen und vor allem Menschen. Key-User sind dabei das Rückgrat.

Wer ihnen nicht genug Zeit einräumt, riskiert Fehler, Frust und unnötige Kosten. Mein Rat: Planen Sie realistisch – und investieren Sie in das, was den Unterschied macht: Zeit und Verantwortung.