Stammdatenchaos im Unternehmen? Erste Schritte zu einem besseren ERP Stammdatenmanagement

Warum saubere Daten keine Kür sind, sondern die Voraussetzung für jedes funktionierende ERP-System.

Einleitung: Wenn jede Zahl ein Fragezeichen ist

In vielen Projekten beginnt die Unsicherheit mit einer simplen Frage: „Wie viele aktive Kunden haben wir eigentlich?“ – Gefolgt von einer unangenehmen Pause. Zwei Fachbereiche nennen zwei unterschiedliche Zahlen. Und plötzlich wird klar: Das Problem liegt nicht in der Software, sondern im Fundament. Kein erkennbares ERP Stammdatenmanagement.

Ich habe in den letzten Jahren viele ERP-Projekte begleitet – in Konzernen wie im Mittelstand. Die Technik ist oft nicht das Problem. Es sind die Stammdaten, die Projekte zum Stolpern bringen. Weil sie unvollständig, doppelt oder veraltet sind. Und weil niemand so genau weiß, wer eigentlich zuständig ist.

1. Was sind Stammdaten – und warum sind sie so entscheidend?

Stammdaten sind die Konstanten im System – Kunden, Lieferanten, Artikel, Materialien, Preise, Ansprechpartner. Sie bilden die Basis für alle Prozesse: vom Angebot über die Bestellung bis zur Rechnung. Wenn diese Basis wackelt, wackelt alles.

Ein ERP-System ist wie ein Getriebe. Die Stammdaten sind das Öl. Ist es sauber, läuft alles rund. Ist es verschmutzt, hilft auch das beste System nichts.

Ich erinnere mich an ein Projekt mit einem Handelsunternehmen: 14 verschiedene Schreibweisen für denselben Lieferanten – in vier Systemen. Folge: doppelte Bestellungen, unklare Zahlungsziele, genervte Buchhaltung. Das ERP-System konnte das technisch abbilden. Aber effizient war es nicht.

2. Warum die meisten Unternehmen das Thema unterschätzen

Viele Geschäftsführer und Projektleiter sehen Stammdatenpflege als IT-Thema. Oder als lästige Pflichtübung vor dem Go-Live. Dabei ist es ein strategisches Thema – und ein Führungsthema.

Wer keine Klarheit in den Daten hat, kann keine klaren Entscheidungen treffen.

Und wer sie trotzdem trifft, läuft Gefahr, sie auf fehlerhaften Informationen zu bauen.

Ich frage deshalb in Kick-Offs gern:

• Gibt es klare Regeln für Neuanlage und Pflege?

• Wer darf was im System ändern – und wer nicht?

• Gibt es eine Stelle, die für Datenqualität verantwortlich ist?

Oft ist die Antwort: „Das machen bei uns irgendwie alle.“ Genau da beginnt das Problem.

3. Erste Schritte aus dem Chaos

Stammdatenmanagement muss nicht perfekt starten – aber strukturiert. Hier meine

bewährten ersten Schritte, um aus dem Nebel herauszukommen:

a) Verantwortlichkeiten klären

Ohne klare Zuständigkeit verwahrlosen Daten.→ Legen Sie für jede Stammdatengruppe (z. B. Kunden, Artikel) einen „Datenpaten“ fest. Diese Person ist nicht für jede Eingabe verantwortlich, aber für die Qualität.

b) Regeln definieren

Ein Artikel ohne Einheit? Ein Kunde ohne Branche? Das darf nicht passieren.→ Erstellen Sie einfache, verständliche Regeln für Pflichtfelder, Namenskonventionen, Dublettenprüfung.

c) Datenbereinigung priorisieren

Gehen Sie nicht alles auf einmal an.→ Starten Sie mit den Daten, die prozesskritisch sind (z. B. Lieferantenbankverbindungen, aktives Artikelsortiment). Lieber 20 Felder richtig als 200 halbgar.

d) Einbindung der Fachbereiche

Stammdaten sind kein IT-Thema – sie entstehen im Vertrieb, Einkauf, Lager.→ Binden Sie die Kollegen ein. Schaffen Sie Verständnis dafür, warum saubere Daten allen helfen – nicht nur „der Zentrale“.

e) Qualität sichtbar machen

Was man misst, kann man steuern.→ Führen Sie einfache Reports ein: Wie viele Artikel sind vollständig gepflegt? Wie viele Kunden doppelt vorhanden? So wird Datenqualität zu einem sichtbaren Erfolgsfaktor.

4. ERP-Einführung ohne sauberes ERP Stammdatenmanagement? Keine gute Idee!

Wenn Sie ein ERP-System wie Comarch einführen oder migrieren, ist es verführerisch, die Daten „mitzunehmen“ und erst später zu bereinigen. Aus Zeitdruck. Aus Ressourcenmangel. Oder weil niemand so recht weiß, wo man anfangen soll.

Meine Empfehlung ist klar: Nehmen Sie nur mit, was Sie wirklich brauchen. Und bereinigen Sie es vorher.

Ich hatte ein Projekt, bei dem über 80 % der Artikel nie verkauft wurden. Trotzdem wurden sie migriert – inklusive veralteter EK-Preise, falscher Warengruppen, doppelter Nummern. Der Aufwand für spätere Korrekturen war doppelt so hoch wie eine gezielte Bereinigung vor der Migration.

5. Stammdatenpflege als dauerhafte Aufgabe verankern

Auch nach der ERP-Einführung ist das Thema nicht „abgehakt“. Im Gegenteil: Jetzt beginnt der Alltag.

Ich empfehle:

• Verantwortlichkeiten in den Stellenbeschreibungen festzuhalten

• Regelmäßige Daten-Reviews (z. B. Quartalsweise)

• Technische Checks im System zu aktivieren (Pflichtfelder, Dublettenwarnungen)

• Wertschätzung für saubere Daten sichtbar zu machen(z. B. in Teamrunden loben, wenn jemand aktiv zur Qualität beiträgt)

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Datenkultur entsteht nicht von allein – sie muss gelebt werden. Und dafür braucht es Führung.

Fazit: Weniger Daten. Mehr Klarheit.

Stammdatenchaos ist kein Naturgesetz. Es entsteht, wenn niemand Verantwortung übernimmt. Und es bleibt, wenn niemand aufräumt.

Ich bin überzeugt: Ein klarer Blick auf die eigenen Daten ist der erste Schritt zu echter Digitalisierung. Und oft auch der Anfang einer Kulturveränderung im Unternehmen.

Wenn Sie gerade mitten in einem ERP-Projekt stecken oder vor einer Einführung stehen – schauen Sie sich Ihre Datenbasis genau an. Nicht als Pflichtübung. Sondern als Chance.

Sie möchten wissen, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt?

Wir unterstützen Sie gerne dabei, in Ihrem Projekt Klarheit zu schaffen – ob bei der ERP Stammdatenstrategie, der Prozessdefinition oder der praktischen Umsetzung im ERP-System.

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