Stammdatenchaos im Unternehmen? Erste Schritte zu einem besseren ERP Stammdatenmanagement

In vielen Projekten beginnt die Unsicherheit mit einer simplen Frage: Wie viele aktive Kunden haben wir eigentlich? – und niemand kann sie eindeutig beantworten. Die Buchhaltung nennt eine Zahl, der Vertrieb eine andere, und im System tauchen Kundennummern auf, die seit Jahren inaktiv sind.

Das ist kein Einzelfall. Stammdatenchaos ist in vielen Unternehmen die Regel – und es wird oft erst sichtbar, wenn ein neues ERP-System eingeführt werden soll.

Stammdaten sind die Grunddaten eines Unternehmens: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter. Sie ändern sich selten, steuern aber fast alle Prozesse. Wenn diese Daten fehlerhaft sind, pflanzt sich der Fehler durch das gesamte System – vom Einkauf über die Produktion bis zur Rechnung.

Viele Unternehmen haben sich an schlechte Daten gewöhnt. Die Mitarbeiter wissen, welche Felder man ignorieren kann und wo man nachfragen muss. Das funktioniert – bis ein neues System kommt, das keine Ausnahmen kennt.

Dann werden aus kleinen Ungenauigkeiten große Probleme: Das ERP-System lehnt Datensätze ab, weil Pflichtfelder fehlen. Schnittstellen brechen zusammen, weil Formatvorgaben nicht eingehalten werden. Und der Go-Live-Termin gerät ins Wanken.

Der Weg zu sauberen Daten beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit Klarheit. Wer ist verantwortlich? Welche Daten sind wirklich relevant? Und wie stellen wir sicher, dass Qualität keine einmalige Aktion bleibt?

Stammdatenmanagement ist keine rein technische Aufgabe. Es braucht klare Prozesse und Menschen, die Verantwortung übernehmen. Viele Projekte scheitern, weil zwar ein Tool eingeführt, aber keine Governance etabliert wird.

Wer Stammdaten erst kurz vor dem Go-Live in den Blick nimmt, hat schon verloren. Erfolgreiches Stammdatenmanagement beginnt früh, wird konsequent verfolgt und ist im Unternehmen verankert.

Unternehmen, die Datenqualität als strategische Aufgabe verstehen, schaffen die Basis für effiziente Prozesse, fundierte Entscheidungen und nachhaltigen Projekterfolg.

In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch besprechen wir gemeinsam, wo die größten Risiken in Ihrer Stammdatenlandschaft liegen – und welche Schritte vor einer ERP-Einführung den größten Hebel haben.

Mindestens sechs Monate vor dem geplanten Go-Live – idealerweise bereits in der Konzeptionsphase. Die Bereinigung braucht Zeit und muss parallel zu anderen Projektphasen laufen. Wer erst kurz vor der Migration anfängt, gerät unter Zeitdruck und riskiert, dass Datenmüll ins neue System übernommen wird.

Erfahrungsgemäß sind es drei Bereiche: Artikelstammdaten (fehlende Klassifizierungen, Einheiteninkonsistenzen, veraltete Datensätze), Kundenstammdaten (Dubletten, fehlende Pflichtfelder für Konditionssteuerung) und Lieferantenstammdaten (uneinheitliche Strukturen, fehlende Bankverbindungen oder Steuerangaben).

Nachhaltige Governance braucht drei Elemente: Erstens, klare Verantwortlichkeiten – ein Data Owner pro Datendomäne, der für Qualität und Pflege zuständig ist. Zweitens, dokumentierte Standards für Benennung, Pflichtfelder und Formate. Drittens, regelmäßige Qualitätsprüfungen als Routineaufgabe, nicht als Sondermaßnahme. Das lässt sich auf zwei bis drei Seiten dokumentieren – wenn der Wille vorhanden ist.

Quellen: TDWI Research, Data Quality and the Bottom Line (2022); MIT Sloan Management Review (2021); eigene Projekterfahrung aus ERP-Begleitungen im Mittelstand