Digitalisierung ist kein Tool, sondern ein Prozess

Warum ERP-Systeme allein noch keinen Wandel bringen – und was wirklich zählt.

Wenn der Werkzeugkasten nicht reicht

Immer wieder höre ich von Geschäftsführern: „Wir haben doch ein ERP System eingeführt – warum läuft es trotzdem nicht rund?“ Oder: „Unsere Software kann alles – aber die Mitarbeiter nutzen sie kaum.“

Die Wahrheit ist einfach – aber unbequem: Ein ERP-System löst keine Probleme. Es zeigt sie nur. Digitalisierung beginnt nicht mit einem Tool. Sie beginnt mit einem Verständnis dafür, was sich verändern muss – und wie.

In meiner Arbeit als Projektleiter erlebe ich genau das: Unternehmen investieren in Software, Schnittstellen und Lizenzen – aber der eigentliche Hebel liegt woanders. In Prozessen. In Klarheit. Und im Miteinander.

1. Digitalisierung ist kein Projekt – sondern eine Haltung

Viele sehen die Einführung eines ERP-Systems als Meilenstein. Als wäre nach dem Go-Live plötzlich alles digital. Dabei ist der Go-Live bestenfalls der Startpunkt – und oft sogar ein Stresstest.

Digitalisierung heißt: Arbeitsweisen verändern, Verantwortung neu verteilen, Entscheidungen transparent machen. Es geht nicht nur um das Womit – sondern vor allem um das Wie.

Ein Beispiel aus einem Projekt im Produktionsumfeld: Das Unternehmen wollte „digitaler“ werden, hatte aber keinen definierten Prozess zur Rückmeldung von Fertigungszeiten. Ergebnis: Trotz ERP blieb die Nachkalkulation ungenau, Entscheidungen wurden weiter „aus dem Bauch“ getroffen – das System war installiert, aber der Prozess nicht durchdacht.

2. Wer Prozesse nicht kennt, kann sie auch nicht digitalisieren

Eines der größten Missverständnisse ist: „Wir kaufen die Software – und passen sie dann an unsere Abläufe an.“

Doch was, wenn diese Abläufe selbst nie sauber dokumentiert, verstanden oder hinterfragt wurden?

Digitalisierung ohne Prozessklarheit führt zu Anpassungsexzessen: Workarounds, Sonderfälle, Excel-Zwischenlösungen. Und am Ende ein System, das alles kann – aber nichts vereinfacht.

Ich empfehle deshalb: Prozesse zuerst. Software danach.

Bevor ich in ein Projekt starte, stelle ich einfache Fragen:

• Wer macht was – wann – und warum?

• Wo entstehen Medienbrüche?

• Welche Informationen fehlen für gute Entscheidungen?

Diese Klarheit ist oft mehr wert als jede Lizenz.

3. Standard schlägt Individualität – wenn man es ernst meint

Viele Unternehmen glauben, sie seien „zu speziell“ für Standardprozesse. Ich sehe das anders. In 90 % der Fälle liegt die Abweichung nicht in der Komplexität des Geschäfts – sondern in fehlender Struktur oder historisch gewachsenen Gewohnheiten.

Ein ERP-System wie Comarch bietet viele Möglichkeiten – aber gerade das kann gefährlich werden. Denn jede Individualisierung ist teuer. Nicht nur in der Entwicklung – sondern in der Wartung, der Schulung und im späteren Upgrade.

Mein Ansatz: Ich hinterfrage, wo wirklich Individualität gebraucht wird – und wo Standard Prozesse schneller, sauberer und stabiler macht.

Beispiel aus dem Großhandel: Der Kunde wollte ein individuelles Bestellformular mit zig Pflichtfeldern. Nach einem Workshop zur Prozessoptimierung einigten wir uns auf einen Standardprozess mit klaren Defaults – schneller, günstiger und einfacher zu schulen.

4. Digitalisierung braucht Menschen, keine Superuser

Es gibt in jedem Projekt diese eine Person: die ERP-Beauftragte, der Superuser, der alles weiß. Und auf dem alles lastet.

Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Wenn diese Person ausfällt, geht gar nichts mehr.

Nachhaltige Digitalisierung bedeutet: Wissen verteilen, Verantwortung klären, Prozesse teamfähig machen. Das ERP-System muss von vielen getragen werden – nicht von einem.

Ich achte deshalb in Projekten darauf, dass Schulung, Dokumentation und Rollenklarheit früh beginnen – nicht erst kurz vor dem Go-Live. Und dass alle Beteiligten verstehen, warum wir Dinge tun – nicht nur wie.

5. Digitalisierung beginnt beim Zuhören

Einer der meist unterschätzten Erfolgsfaktoren: Zuhören. Nicht die Softwarelösung vorgeben – sondern verstehen, wo die eigentlichen Engpässe liegen.

In vielen Projekten beginne ich mit Interviews oder kurzen Workshops – nicht mit technischen Anforderungen, sondern mit offenen Fragen:

• Wo hakt es im Alltag?

• Welche Arbeitsschritte wirken unnötig?

• Was raubt den Mitarbeitenden Energie?

Erst daraus entsteht ein klares Bild: Welche Prozesse brauchen wirklich Veränderung? Welche Daten fehlen? Wo liegt die eigentliche Reibung?

So entsteht ein Projekt, das getragen wird – nicht nur gemanagt.

Fazit: Digital wird es erst, wenn es menschlich wird

Ich bin kein Freund großer Schlagworte. Digitalisierung ist für mich kein Trend – sondern Handwerk. Und das beginnt mit Klarheit: über Prozesse, über Menschen, über Ziele.

Ein ERP-System wie Comarch ist ein starkes Werkzeug. Aber wie bei jedem Werkzeug kommt es darauf an, wer es nutzt – und wofür.

Wenn Sie als Geschäftsführer oder Projektleiter gerade überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen wirklich digitaler machen – dann stellen Sie sich nicht nur die Frage nach dem Tool. Sondern nach dem Prozess, den Sie gestalten wollen.

Lust auf Klarheit statt Chaos im Projekt?

Wir begleiten mittelständische Unternehmen bei der echten Digitalisierung – vom ersten Prozessworkshop bis zur nachhaltigen Einführung. Wenn Sie möchten, schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen der Hebel liegt.

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